URUS bersama Pn Ainon Mohd | Mengapa ‘Orang Bisnes’ Perlu Ada Rekod Perniagaan?

Mengapa ‘Orang Bisnes’ Perlu Ada Rekod Perniagaan? oleh Pn Ainon Mohd

Penyimpanan rekod perniagaan adalah sangat penting. Apabila kita menjalankan ‘bisnes’, rekod perniagaan ini menjadi bukti kita menjalankan perniagaan. Disebabkan pentingnya rekod perniagaan ini, ia perlu disimpan di tempat khas yang selamat dan mudah untuk diakses.

Secara amnya, rekod perniagaan terbahagi kepada tiga bahagian.


Rekod Kewangan

Rekod kewangan ialah bukti duit keluar dan masuk dalam perniagaan. Rekod ini bermula daripada belian pertama untuk perniagaan yang kita keluarkan sebagai modal.

Sebagai contoh:

Kita mahu berniaga nasi lemak. Kita pun buat keputusan untuk membeli barang bagi membuat nasi lemak. Ada barang yang kita sudah ada di rumah, ada barang perlu dibeli baru. Apa yang perlu kita buat?

  1. Rekod semua perbelanjaan dalam satu buku khas. Buku ini hanya untuk menulis tentang wang belanja yang kita keluarkan.
  2. Sediakan satu buku khas untuk modal perniagaan. Dalam buku ini, tulis apa sahaja modal yang kita sendiri keluarkan untuk memulakan perniagaan.
  3. Buat satu buku khas lain pula dan tuliskan aset yang kita miliki untuk memulakan perniagaan ini, sebagai contoh, kita menggunakan kuali di rumah untuk memasak sambal, maka kita tuliskan maklumat, “Kuali RM (harga kuali)” dalam buku itu.


Rekod Perbankan

Ramai peniaga kecil tidak membuka akaun bank. Ini menyukarkan mereka untuk mengurus transaksi keluar masuk duit dalam perniagaan mereka. Pada permulaan perniagaan, mereka boleh menulis duit keluar dan masuk dalam buku kerana transaksi masih tidak banyak. Apabila perniagaan sudah mula berkembang, kaedah itu sudah tidak lagi sesuai digunakan kerana ia mengambil masa dan sering terdedah kepada kesilapan.

Ketika ini, akaun bank menjadi sangat penting kerana banyak pembayaran yang menggunakan aplikasi e-wallet digunakan dengan meluas tanpa menggunakan wang tunai.

Menguruskan duit jualan tunai ini mempunyai banyak risiko. Duit jualan tunai ini berisiko untuk dirompak, dicuri, hilang, tercicir dan yang paling biasa terjadi, duit jualan tunai lesap kerana pemilik perniagaan ‘terpakai’ duit tersebut.

Duit jualan tunai juga perlu di bank in setiap hari, yakni setiap kali selepas habis berniaga. Ramai peniaga merasakan kerja ini leceh, dan akhirnya mereka hanya membuat putaran modal tanpa memasukkan duit ke dalam akaun bank.

Akibat daripada tindakan ini, akaun bank mereka menjadi tidak aktif kerana tidak mempunyai sebarang aliran keluar masuk wang ke dalam akaun mereka.

Ini sangat merugikan peniaga kerana tanpa aliran keluar masuk wang dalam akaun perniagaan, mereka tidak dapat membuktikan kepada agensi-agensi yang mahu membantu mereka pada masa hadapan bahawa mereka menjalankan perniagaan.

Oleh sebab itu, para peniaga sukar mendapat bantuan.

Tips membuka akaun bank.

Akaun bank ada dua jenis. Akaun bank peribadi dan akaun bank semasa. Untuk peniaga, kita mesti membuka akaun bank semasa untuk perniagaan. Prosesnya sangat mudah.

  1. Pergi ke bank yang berdekatan.
  2. Isi borang dan serah kepada pihak bank.
  3. Jika permohonan diluluskan, pihak bank akan menghubungi pemohon.
  4. Buat deposit yang ditetapkan oleh pihak bank untuk mengaktifkan akaun bank baru.
  5. Mula gunakan akaun semasa untuk semua urusan perniagaan.

Menggunakan akaun semasa memudahkan urusan kita untuk mengurus rekod kewangan.

Sebagai contoh, semua pembelian yang melibatkan pelanggan membayar secara dalam talian atau menggunakan e-wallet di kedai akan terus masuk ke dalam akaun, manakala pembelian kita pula yang dibayar secara dalam talian atau perbelanjaan seperti mengisi minyak dan lain-lain yang menggunakan kad debit akan ditolak terus daripada akaun bank kita.

Semua transaksi ini akan direkodkan dan ini lebih memudahkan kita untuk mengesan wang yang kita gunakan untuk perniagaan dan yang kita gunakan untuk tujuan peribadi, jika ‘terguna’. Peniaga WAJIB asingkan antara duit peribadi dan duit perniagaan.

Perkataan ‘terguna’ itu tak patut wujud dalam kamus peniaga.


Rekod Hutang dan Bayaran Tertunggak

Jika kita berurusan dengan supplier (pembekal), atau kita mempunyai pelanggan yang membeli; secara hutang, kita wajib ada buku ini.

Dalam buku ini, rekodkan semua jenis hutang yang kita ada bersama tarikh bayaran yang perlu dibuat. Jika perlu dibayar secara ansuran, rekodkan dengan jelas tarikh dan jumlah bayaran yang perlu dibuat. Setiap bayaran perlu ditandakan atau dicatat apabila transaksi berkenaan dibuat, termasuk kepada siapa pembayaran berkenaan dibuat, dan siapa yang mengesahkan penerimaan pembayaran tersebut.

Jika ada pelanggan yang berhutang, kita perlu mencatat dengan teliti nama penghutang, tarikh mula hutang dan jadual bayaran balik yang telah dipersetujui.

Ini penting supaya kita tidak terlepas pandang. Bahaya kalau terlepas pandang hutang; kita nampak jualan banyak tapi duit tak ada.

Kita juga perlu tetapkan nilai hutang yang kita mampu tanggung supaya cash flow kita tidak terjejas dan kita tidak mempunyai masalah pusing ganti modal.


Mengapa Rekod Perniagaan Ini Sangat Penting?

Rekod perniagaan ialah bukti yang kita sedang menjalankan perniagaan.

Dengan dokumen perniagaan yang teratur dan lengkap, kita menerima empat manfaat yang sangat besar.

1. Kita tahu tahap kesihatan perniagaan kita.

  • Dengan rekod yang betul, kita boleh membuat akaun yang baik. Akaun yang baik dapat menentukan untung rugi perniagaan. Jika untung, kita akan tahu bahagian mana paling untung, dan jika rugi, kita akan tahu bahagian mana yang sedang mengalami kerugian.
  • Kita boleh menaikkan keuntungan dengan menggandakan usaha ke arah aktiviti yang kita tahu menguntungkan, berbanding dengan menambah aktiviti (kos akan bertambah) berpandukan agakan atau andaian semata-mata.
  • Kita boleh menghentikan atau mengurangkan kerugian jika kita tahu di bahagian mana yang rugi dan aktiviti mana yang mengakibatkan kerugian.

2. Kita boleh bayar cukai dan zakat dengan betul.

  • Sebagai rakyat Malaysia, kita wajib membayar cukai. Bagi yang beragama Islam pula, mereka wajib membayar zakat.
  • Cukai dan zakat hanya boleh dikira dengan tepat jika kita mempunyai rekod kewangan dan dokumentasi yang betul.
  • Untuk mendapatkan rekod kewangan serta dokumentasi yang betul, kita mesti konsisten dalam merekod dan menyimpan rekod perniagaan.
  • Apabila kita mempunyai disiplin tersebut, barulah kita boleh membuat kiraan untuk membayar cukai dan zakat dengan betul.

3. Kita mudah mendapat bantuan kewangan daripada institusi kewangan.

  • Antara syarat utama institusi kewangan untuk meluluskan pinjaman kepada peniaga adalah dengan adanya penyata cukai dan laporan kewangan syarikat.
  • Untuk menyediakan laporan kewangan dan membayar cukai, kita mesti menyerahkan dokumen-dokumen kewangan kepada akauntan.
  • Akauntan akan menyiapkan laporan kewangan.
  • Laporan kewangan tersebut akan dijadikan rujukan bagi bayaran cukai.
  • Dengan membayar cukai, barulah kita akan dapat penyata cukai.
  • Tanpa penyata cukai dan laporan kewangan syarikat, kebanyakan institusi kewangan tidak dapat meluluskan sebarang pinjaman kerana dua dokumen ini ialah bukti bahawa kita berniaga.
  • Tanpa bukti ini, institusi kewangan akan buat kesimpulan bahawa kita tidak serius berniaga atau berniaga tanpa mempunyai tahap kewangan yang baik.

4. Kita lebih mudah mendapat bantuan daripada agensi kerajaan.

  • Seperti juga institusi kewangan, agensi kerajaan juga memerlukan bukti bahawa kita menjalankan perniagaan. Bukti ini datang daripada pelbagai dokumen yang diserahkan kepada agensi tersebut.
  • Sungguhpun begitu, peraturan yang dikenakan oleh kebanyakan agensi kerajaan tidaklah terlalu ketat seperti institusi kewangan.
  • Pihak agensi sangat jarang meminta laporan audit atau penyata cukai.
  • Biasanya mereka akan meminta dokumen-dokumen kewangan yang berkaitan sahaja seperti akaun bank dan lesen perniagaan.
  • Bagaimanapun, kita mestilah sentiasa bersedia. Jika diminta, ia sudah ada, bukan baru nak dibuat.



Perusahaan Kecil dan Sederhana (PKS) kini boleh mendapatkan khidmat nasihat dan pendidikan kewangan / bantuan bayaran balik untuk pinjaman/pembiayaan perniagaan dengan bank melalui Meja Bantuan PKS AKPK:https://akpk.org.my/my/mejabantuanpks


Puan Ainon Mohd merupakan Pengerusi bagi Kumpulan Syarikat PTS Media Group Sdn. Bhd., salah satu syarikat penerbitan buku terbesar di Malaysia & Pengasas sekolah bisnes Ainon Business School yang mempunyai 500,000 followers orang bisnes di Facebook. Beliau juga aktif berkongsi sehingga 10-15 tips bisnes setiap hari di page beliau. Anda boleh follow beliau disini.


Penulisan dalam artikel adalah pendapat penulis dan tidak mencerminkan pandangan daripada Agensi Kaunseling dan Pengurusan Kredit (AKPK)